隱私權政策

本政策說明小石（SITCON Marketing Helper Bot）處理資料的方式。管理者聯絡信箱為 [email protected]。

1. 存取的資料與來源

Gmail 透過指定帳號 [email protected] 的 User OAuth，取得 gmail.readonly 唯讀權限。系統檢查指定 Google Groups 論壇的配送標頭，使用郵件主旨、寄件者、日期、識別碼與往來方向等資料；企業歷史功能另會讀取相關文字本文。來源限帳號實際持有或由管理者明確匯入的指定論壇資料，不以附件作為歷史匯入來源。

Telegram 的觸發互動用於處理請求與稽核。啟用群組歷史保存時，授權群組收到的一般文字與文字說明也會保存；管理者可匯入已授權群組的既有文字歷史。文件與成員對照資料依管理者配置的範圍及欄位讀取。

2. 資料用途

資料用於提供團隊要求的任務操作、文件查詢、郵件與卡片配對、寄出及回信追蹤、通知、企業往來檢索和摘要，以及必要的錯誤診斷與稽核。Gmail 授權本身不允許本服務寄信、刪信或修改郵件。

3. 保存與查閱範圍

一般 Mail 追蹤保存郵件 metadata、識別碼、同步位置、事件與卡片連結，不在該功能的資料表保存本文。啟用的企業歷史功能則另在伺服器 SQLite 資料庫保存相關郵件及群組文字、日期、来源識別碼與查閱範圍。備份可能包含這些資料。

企業歷史資料依管理者設定及程式的群組授權檢查提供查閱；資料可能供多個授權群組共享，並非僅限原始發言者或寄件者。非觸發群組文字不直接送交 AI，但已保存文字可能在相關查詢時被檢索及處理。

4. AI 與外部服務

使用者提出相關查詢時，必要的請求、成員對照資料、文件內容或歷史原文片段可能傳送至管理者設定的 AI 提供者或 API gateway，以產生回答及工具操作。實際提供者依部署設定而定，可向管理者詢問。相關請求與結果亦經 Telegram、GitLab、Google 或 HackMD 等服務傳輸。使用者應避免輸入與工作無關的敏感資料。

5. 保存期限與刪除申請

目前未設定歷史資料的固定自動到期刪除週期。資料與備份由管理者維護；如需查詢保存範圍、申請更正或刪除，請聯絡管理者，由管理者核對身分、處理權限及受影響的備份範圍後回覆。

6. 憑證與撤銷授權

OAuth 憑證用於維持指定帳號的背景唯讀存取，保存在伺服器受限檔案中，不作為公開網頁內容。帳號持有人可在 Google 帳號的第三方連線設定撤銷授權；撤銷後將停止新的 Gmail 存取，但不會自動刪除先前保存的資料或備份。

7. 政策更新與聯絡

功能或資料處理方式調整時，管理者應更新本頁並向受影響的團隊成員說明。關於實際 AI 提供者、資料範圍或權利請求，請寄信至 [email protected]。